どんな会議をしていますか？

前回は、カフェのようなスタイルでメンバーの自由で活発な意見を引き出す「ワールド・カフェ」で仕事を楽しくする実践方法をお伝えしました。
今回は、現在行われている会議をふり返っていただこうと思います。

【あなたの会議をチェック！】

まずは以下のチェック項目をご覧ください。
自分の参加する会議で該当する項目はありますか？

□ 会議室は重々しい空気に満ちている
□ いつも同じ人が発言している
□ また会議か、嫌だなぁと思う
□ つい、上役の顔色をうかがってしまう
□ 会議前の根回しが大切である
□ 司会・進行役は苦労することが多い
□ 新しいアイデアや良い意見が生まれない
□ 自慢話か不平不満が多い
□ 反対意見ばかりを言う”あまのじゃく”がいる
□ 居眠り・あくびをしている人がいる
□ 会議のために仕事をしているのではないかと思う
□ 誰かが集中攻撃されている
□ 会議は短時間で結果を出すことが重要だ
□ 会議で決まったのに、実行された試しがない
□ 話し合いではなく、勝ち負けのある戦いのようだ

4つ以上に該当する会議は、「不毛な会議」である危険性が”大”です。

【会議のコスト、どれくらい掛かっている？】

もうひとつ、視点を変えて、会議のコストはどのくらいかかっているでしょうか？

（1）会議室料　〔　　　　　　　　　　　〕
・・・例えば、50㎡の会議室を維持するために、賃料一坪（3．3㎡）8000円として、電気代など諸費用を含め年間約200万円程度です。

（2）当日の人件費　〔　　　　　　　　　　　　〕
組織の平均年収×1．5　÷　平均労働時間　×　会議の時間　×　参加人数
・・・例えば、500万円×1．5　÷　1800時間　×　1時間　×　10名　だとすると、約42，000円が1回の会議についてかかります。

部署が10あるとして、それぞれが1ヶ月に定例会議と報告会を1回ずつ行い、部署を横断した打ち合わせやプロジェクトチームが10あり同じように1ヶ月に1回ずつ会議があるとすると・・・1年間で約2000万円！

（3）事前準備費　〔　　　　　　　　　　　　〕
・・・例えば、資料作成や打ち合わせに1回6時間、会議メンバーのスケジュール調整や会議室確保などで1回4時間かかるとすると、人件費だけで約220万円です。

単純計算で2420万円の会議経費が1年間にかかっていることになります。単純経費と同額では、企業活動は見合いません。2420万円の経費が見合うためには、約3倍の7000万円以上の付加価値が生み出されていなければならないはずですが、あなたの会議は7000万円の価値がありますか？

【有意義な会議ってどんな会議？】

さらに、まったく別の視点から考えてみてください。
みなさんのチームでは、会議を何のために行っていますか？

・新しいアイデアを生むため
・問題を解決するため
・ひとりでは考えられない、衆知を集めるため
・チームの方向性をひとつにするため

これらを実現することが有意義な会議なのではないでしょうか。話し合うことにより、1＋1＝2ではなく、3にも4にも10にもする。チームや組織の力を最大限に活用する方法、それが会議に集約されているのではないでしょうか。

1＋1＝0や、マイナスになってしまっている危険性も考えられます。

つまらない会議から、ワクワクする会議へ…。
必要な会議（費用）から、価値を生み出す会議（投資）へ…。
それは、「いつもの会議を、『考える会議』から『感じる会議』へ変える」ことで実現します。

会議を根本から見直してみませんか？
まずは「ワールド・カフェ」を体感していただきたいです。