職種別働き方改革～「事務職編」

さて、今回のテーマは事務職です。

事務職の仕事、というのは、おおむねバックオフィスの仕事で、営業のサポート業務や経理、総務のような業務がほとんどでしょう。事務系の仕事で難しいのは、そこに携わっている人たちは、直接お客さんなどと触れ合っていないので、自分のやっている仕事が、どこでどうつながっているのか、役立っているのか、というところが見えにくく、モチベーションが上がりにくいことです。

現場のリーダーがまずできること

事務職の現場のリーダーたちが最初にすべきことは、いまやっている仕事の意義を伝え、会社全体の業務につながっていること、大事なプロセスの一端を担っていることを、しっかりと理解してもらうことです。たとえば航空会社の全日空では、全社員の給与明細の袋にお客様の声を印刷することで、現場の人にも自分の仕事の意義を感じ取ってもらうような工夫をしていますが、そういった取り組みを考えてみましょう。また業務フローの中の前プロセス、後プロセスの部門の人たちと話をして、どうやって仕事を受け渡してくれるとやりやすいか、などの話をしてみるのも良いアイデアです。

ルーティンワークも面白くなる

次に、事務職の人が自分でできることは、前々回の「どうやって効率化すればいいの？その手順、考え方」でも書きましたが、業務自体の効率化です。どんな仕事でもそうですが、与えられた仕事を言われた通りにこなしていても何ひとつおもしろくありませんが、その仕事の意味を考え、やり方に創意工夫を入れるだけで、おなじルーティン作業でも楽しく取り組むことができます。自分が考えたやり方をした結果、作業スピードが上がったり、無駄が省けたりすると、モチベーションがあがります。事務職の人の仕事の流れそのものや書式などは、往々にしてまだ改革の手が届いていないものです。前任者からただ引き継いでいるだけで、今のやり方には合理的裏付けがないことがよくあります。どうかこれまでの慣例にとらわれず、「なんのためにこれをするのか」「本当に必要なのか」という視点で、今の仕事を再度見直してみてください。

バックオフィスでも売上意識を

最近研修でよく相談されるテーマとして、バックオフィスの人たちの意識改革が挙げられます。これは「これまでは売上を立てるのは前線の営業の人たちで、事務職はそれをサポートしていればよい」という考えでしたが、そうではなく、事務職の人たちも、どうにかして売上アップに貢献できないか、というマインドを持ってほしいということです。ある外資系ラグジュアリーブランドグループのバックオフィス業務を担う会社で研修をしたとき、このテーマになったのですが、たとえば、本部に集まってくる売上のデータなどから傾向を分析してほかのブランドにも提供する、採用に関して自分たちが知っているいい人を紹介する、また自分たちも自社製品を持ち歩いて、ことあるごとにPRする、などなど、さまざまなアイデアが出ていました。こうした意識を持つことで、いままでにない売上を生むきっかけが増えることになり、仕事に対する興味もわいてくると思います。

現状に止まっている社員はいらない

働き方改革というと、現場の人にとってはまだ他人事で、会社や上司がやっている、やってくれるだろうと思っている人たちが多いようですが、こうした制度やしくみよりも一番必要なことは、一人ひとりの考え方、仕事に対する取組み方の改革なのです。ただ言われたことを正確にこなしているだけの社員は必要ありません、と言われる時代がすぐそこに来ています。人が創意工夫のメスをまだ入れていない事務系の作業こそ、改善、改革の可能性にあふれています。ぜひ皆さんのアイデアを発揮してください。

次回は職種別働き方改革～「管理職編」をお送りします。どうぞお楽しみに。