在宅勤務で希薄になるコミュニケーションをどう解消するか

働き方の変化についていける企業・人であるか

多くの人は、勤務時間の一部（大半ではなく）を在宅で過ごすようになる公算が最も大きいと確信している。オフィスは、ほかの従業員とおしゃべりしたり、予期せぬ出会いがあったり、ぶらぶらする場となる。これに対して自宅は、より集中し、目的を持って仕事をする場になる。

こう言っているのは、ベストセラーとなった「ライフシフト」の著者であり、人生100年時代、と言っているリンダグラットン氏です。

私たちの働き方は、これから大きく変化していくことでしょう。そして、その変化についていける企業や人であることが、課題でしょう。

先日、ある企業研修で在宅勤務が増えたことでコミュニケーションが減ってしまった、情報が入ってこない、自分の情報も周囲にわかってもらいづらくなっている、と不安な気持ちを発表された方がいらっしゃいました。

これはコロナ禍の中、在宅勤務が増えている人が感じる、共通の悩みかもしれません。そして残念なことに、その状況を解決しようと自らを変えようとしている人も少ない気がします。

仕事を進めていく上で大事なことは、情報です。正確性、幅広い情報量があるかどうか、で課題発見の質に差が出てきます。在宅勤務が中心で、流れてくる情報だけでは、狭い範囲の課題発見か、または問題に気づけない、なんてことにも！

積極的に情報収集すると仕事がスムーズになる

先日、個人的にキャリアカウンセリングを受けてくださっているある女性が転職しました。転職が決まって新型コロナウィルスが蔓延し、出社できない状況に陥りました。既存の社員は、既に今まで見てきて得られた情報も、その方は得られません。

転職して、まずすべきことは何ですか？とご相談されたのですが、お伝えしたことは「積極的に情報収集すること」。

上司が教えてくれる情報もありますが、全体像をつかみ、解決すべきこと、やるべきことを自ら見つけるためには、自分からより多くの人と接点を持つ必要があります。その方は、転職して上司との関係構築ができたところで、自分から様々な部署の人と接点を持ってもよいか、上司に確認し、人を紹介してもらったそうです。

そして、オンラインで30分から1時間程度の時間を個別に取ってもらい、仕事やプライベートの話をされたとのこと。

これによって、自部署と他部署の関わりと課題だけでなく、「どんな人か」がお互いわかったようです。相手のこともわかりますし、自分のこともわかってもらうことは、仕事をスムーズに進める上でとても大事です。例えば人に何かを依頼する際、関係性の薄い人同士ですとなかなかお願いしづらいですから。

コミュニケーションの場・仕組みを設けよう

さて、冒頭で紹介した、リンダグラットン教授の言葉ですが、企業によっては、雑談の大切さに気付き、そのための時間を工夫して作っているところもあるようです。

元来の働き方改革もあって、ミーティングは短めに効率的に、と言われる会社も増えています。クライアント先にミーティングにお伺いすると、1時間以内で終わらせるルールで会議運営している会社も増えているのを感じます。そうすると、雑談や脱線をしている時間はありません。

ミーティングは物事を決めるためのものだけでは、情報が足りなく、問題の本質が見えてきません。また、相互の信頼関係構築も薄くなります。

テーマを決めてブレーンストーミング的な形式を用いたディスカッションをする場や、まさにリンダグラットン氏の言う「おしゃべり」「予期せぬ出会い」をするための場を設けることが必要ではないでしょうか。

今、受け身のコミュニケーションを取りがちな方が、情報に取り残されています。本来、自分からどんどん人との接点を持つべきではありますが、そういう人ばかりではありませんから、組織もコミュニケーションの仕組みを取り入れることも必要です。

それは、オンラインでできることもありますが、オフィスというリアルな場の使い方をおしゃべりや予期せぬ出会いの場と設定する会社も増えていくことでしょう。

今、どの会社もコロナ禍でコミュニケーションの取り方に模索しています。早くその組織に合う形と実践ができるとよいですよね。