部下に好印象をもたれるオンライン会議4つのポイント

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第1回「リモート環境での新人の迎え方」

第2回「部下に好印象をもたれるオンライン会議4つのポイント」

さて、無事新入社員も迎えいよいよというときに、各地では緊急事態宣言が発令され、出勤を控えてリモートワークに切り替える会社も増えています。そうなると会議もオンラインで行うようになってきます。今回はオンライン会議を成功させるために必要なポイントをいくつか挙げたいと思います。想定として、あなたはマネージャー、部門の10名ほどのメンバーとオンライン会議をする。各自は自宅にいる、とします。

カメラを見て話そう～背景やカメラの位置

自宅からの配信でまず気を付けたいのが背景です。あまりプライベートなものが見えすぎると、聞いているほうはそちらに気をとられてしまうので、無地の布地をかけて目隠しをするなどの工夫をしましょう。またバーチャル背景を利用するのも手です。またぜひ用意したいのがリングライト。女性は「自分がどう映るか」にとても気を配りますが、多くの男性は無頓着の方が多い（笑）。1000円程度ですのでぜひ用意したいものです。これがあるだけで顔色がパッと明るくなります。またカメラの高さ・位置にも気をつけてください。ノートパソコンの上についている内蔵型ですと、若干下を向く形になりますね。できれば目線の高さにカメラがあるほうが顔がはっきり見えます。また話すときはカメラを見て。目線がずれていると、相手は聞く気を失ってしまいますので。

口角挙げて！～表情と声

カメラを通すと、人の表情はより誇張され、特にふだん無表情な人は怒っているようにさえ見えてしまいます。リアルで会うときには人は本能的に「相手によく見られよう」という意識が働きますが、バーチャルだとその感覚が薄らいでしまうのですね。なので、口角を挙げ、少しぐらい大げさに顔の筋肉をつかうぐらいでちょうどいい。そして声もふだんよりワントーン上げましょう。アナウンサーの方に教わったことですが、ドレミファソのソの音でスタートするのが良いでしょう。

会議の進め方

オンライン会議では、全員が画面に小さく並ぶモード（Zoom でいうギャラリーモード）を使うことになると思います。このモードだと全員の顔が見れるので、サボりにくく、全員が同じように参加することができますね。進行役の人は、一方的に話すのではなく、随所で参加者に意見を求め発言してもらうと、聞いている人は退屈しません。またURLなどを共有したい場合は、チャット機能でURL のテキストを参加者に送信することも可能です。
またオンライン会議だと、無駄話は減る傾向にあります。これはプラスの側面ですね。

資料の使い方

Zoom などでは画面共有ができますので、同じ資料をその場で共有しながら話を進めていくことができます。しかし、スライドの画面をずっと見せられていると聞くほうも退屈しますので、ここでもやはり適宜参加者に振って、コメントを求めるようにしましょう。また事前に資料が作れなかったり、リアル感が欲しい場合には、塾の先生のようにホワイトボードを活用してマジックで書きながら進行するのも変化があって良いかもしれません。

まとめ

いかがでしょうか。個人的な感想ですが、最初は「オンラインで会議なんて…」と思っていましたが、仕事の打ち合わせ、子どもの学校の父兄懇談会、企業や大学での講演…これらをオンラインでいくつもこなすうち「これはこれでなんとかなるな」と思い始めています。ぜひ皆さんも、バーチャルでつながるオンライン会議を活用してみてください。

次回は、「リモート環境での部下の管理の仕方」についてです。どうぞお楽しみに。