どうやって効率化すればいいの？その手順、考え方

さて、上司の考え方が変わったら、次はいよいよ現場の人たちの改革です。しかし、いきなり「効率化せよ」と言われても、本業もあるのにどこから手をつけていいのか戸惑う人たちも多いはず。そこで今回は、だれでもできる効率化の3ステップをお伝えします。

1.自分の作業を書き出す

まず「自分の作業を書き出す」。次はある中小企業の経理部のAさんが自分のタスクを書き出してみたものです。

仕事をしていると、どうしてもその処理に追われ、また長年の慣習で、自分のやっているタスクの必要性を考えたりせず、またほかの部署の分まで仕事まで引き受けてしまっていることがよくあります。この例をみると、「会社にかかってくる電話の応対」は、経理部ではなく総務部でとればよいことです。このように本来自分の部署、あるいは自分のすべき仕事を再定義し、本来すべきではないものがあれば、それを切り分けることが最初のステップです。

2.業務フローを書いてみる

業務フローとは、自分のやっている一連の作業を分解して書き出した図のことです。たとえば、経理部が社内の他部門から電話で備品の発注を受け、それを注文するという作業があるとしましょう。それをあらわすと次のようになります。

ひとつのボックスに1つの作業を書きます。こうすることで、ふだん見えなかった自分の作業を見える化し、作業の必要性などを見直すことができるようになります。

3.無駄を省く

さて、次はいよいよ効率化にとりかかります。ここで必要な視点が3つあります。それは「本当に必要か？何のためにするのか？」「他に振れないか」、そして「ITで代替できないか」の3つです。たとえば、いまは営業から電話を受け、それをこちらで入力していますが、営業部でこれを入力してもらい(他に振る)、そのデータを経理で確認することもできるはずです。また、いま発注書をいちいち出していますが、目的は上司に見せ、ハンコをもらうためものです（本当に必要か？）。ここはITの力を借り、営業で入力されたデータを出力せず、担当者が上司宛にデータを送り、上司は画面上で確認し、電子印章などを使えば承認もできます（ITで代替）。そしてそのデータを購買部へ送ればよいはずです。

こうすることにより、大幅に作業の手間が省け、効率化につながります。このように、自分のやっている作業を見える化して、いったん机の上においてみる。それを俯瞰していると、いろんな無駄や非効率が見えてくるはずです。

いかがでしょうか。きっと皆さんがやっている作業は、まだまだ改善の余地があるはず。ぜひこれを機会に、効率化を進めてください。

次回は、職種別働き方改革～「営業編」をお送りします。どうぞお楽しみに。