職場でのコミュニケーション術～上司とのかかわり方、円滑に仕事を進めていくためのコツなど

第5回「職場でのコミュニケーション術～上司とのかかわり方、円滑に仕事を進めていくためのコツなど」

普段は管理職の方々に向けて「若手世代とのコミュニケーション」について講演しているのですが、今回は若手世代の人たちに向けたアドバイスを書いてみたいと思います。

上の人から降りていくべきだが…

若い世代の人達から管理職世代の 40-50代の人たちに話しかけるのは、なかなか勇気のいることでしょう。そもそも話しかけづらいオーラを出している上司も多いものですし、仕事の邪魔をするかもしれないと心配になったり…。しかし、中には若者とのコミュニケーションを望んでいるも、なかなかそのやり方がわからずに戸惑っている上司もいるのです。何の話題について話したらいいのか、また話しかけても会話が続かないし…と。そんなときに若手社員から「○○部長、すみませんちょっとお時間いいですか」などと言われたら、それこそとても嬉しいはずです。また上司も自分から聞いてきてくれる部下はかわいいもの。色々と教えてくれるでしょう。いまリモートワークが盛んではありますが、会社というのは多くの場合チームで成果を上げていくことが求められます。もちろん話しかけづらいという気持ちもわかりますが、ここは一社会人として、相手から来てくれるのを待つだけではなく、自分から積極的にコンタクトをとっていく姿勢も身につけたいものですし、そうした行動は必ず評価に繋がるはずです。

上司も人である

どんな上司でも人である限り感情を持っています。若手の皆さんのほうから毛嫌いし、コミュニケーションの扉をシャットアウトしてしまっては、相手もあなたによい感情を持つのは難しくなってきます。無理に仲良くしろとは言いませんが、業務の遂行上差しさわりのない程度の関係は作っておいたほうがよさそうです。無理におべんちゃらを言う必要はありませんが、適度に相手に関心を持ち、敵対心がないことを伝えておきましょう。ここは大人の振る舞いを心掛けたいものです。

相手の身になってみる

最近の若い人は、相手の立場に立って考えるのが苦手なように見受けられます（もちろん全員ではありませんが）。たとえば、こちらが何か仕事を依頼していて、その件でメールしたときその返信がない。送ったほうは「メールは読んだのか、その仕事はどのへんまで進んでいるのか、何か疑問はないのか」などなど、さまざまな不安が頭をよぎります。これについては、やはりデジタル化が進み、人同士の付き合いの経験値が減り、相手の側に立って状況を慮ることが苦手になっているのが一因なのでしょうか。自分が逆の立場になってみたら「はてメールは読んだかな？」と思うはずです。そういう想像力をもって仕事を進めてほしいものです。

重要度と手段の選択

いまは効率を重視する傾向にあり、SNS、メールなどほとんどのコミュニケーションはテキストベースで行われています。また会議もオンラインでほとんど用が足りてしまいます。しかしながら、事の緊急性や重要性によっては、電話や対面でのコミュニケーションがふさわしいときもあります。相手との意思疎通において少し不安が残ったり、ここはちゃんと熱意を伝えたいような場面では、電話や対面が望ましいものです。人はオンライン会議だとどうしても「いい子」になってしまい、建前上のことしかしゃべりません。よく講演前のオンライン打ち合わせでは当たり障りのない情報しか聞けず、当日少し早めに現地入りして雑談したときに、これぞと思う情報が聞き出せたりすることがよくあります。顔を突き合わせてのコミュニケーションの質は何を持っても代えがたいものです。また良い知らせやトラブル発生などの場合は、すぐに電話で知りたいものです。こうした事の緊急性や重要性によって、手段を使い分けられると望ましいでしょう。

IT化や働き方改革が進んだ結果、仕事の効率はかなりアップしましたが、同時に昔は人の気遣いや想像力でカバーされていた部分（気遣い、想像力、文字以外の情報）が薄れてきているように感じています。昔のやり方をすべて切り捨てるのではなく、いいものは残しつつ新しい時代に適応するようにしたいものです。

【職場でのコミュニケーション術】

• 勇気を出して自分からも積極的に上司に質問していく
• 相手の立場に立って考える―「このメール見たのかな？順調に進んでいるのかな？」
• 重要度や緊急性によって、テキストベース、電話、対面のコミュニケーションを使い分ける