講演前日もしくは前々日までに最終確認を

特にスケジュールや進行、待ち合わせ担当者などに変更がないか、各所（講演関係者や講師）へ最終確認を行います。ここで確認を行うことで、安心して当日を迎えることができます。

出迎えの準備

お約束した時間の10分～15分前に待ち合わせ場所に待機します。また講師が著名人の場合は、大勢の人の目につかない場所で待ち合わせをし、混乱を避けましょう。

自家用車及びタクシー移動の場合、多くの講師は講演会に遅れることがないよう時間に余裕を持って会場へ向かいます。そのため、車移動の際は待ち合わせ予定時間の30分前にはスタンバイしておきましょう。さらに、それ以上早く到着した時に備え、待ち合わせ担当者の携帯番号を講師へ伝えておき、控え室も入り時間の1時間ほど前から使用できるようにしておくのが理想です。

接待は講師の立場で考える

「せっかく遠方まで来てもらったのだから、一席設けた方が良いか」と悩むこともあると思います。しかし講師は、講演の準備をしたり、他の仕事を抱えていたり、事情は様々です。やはり過剰な接待は避けるべきでしょう

講演前の時間の使い方、過ごし方について

講師によって、どんな状態が好ましいかは変わります。控室で聴講者について質問したい講師もいらっしゃれば、ひとりで集中したい講師もいらっしゃいます。「講演を依頼した講師がどんなことを望んでいるのか？」をその場で汲みとり、動くことが重要です。

講師への挨拶のタイミング・お礼のタイミング

講演前に「集中」を必要とする講師もいらっしゃいます。そのため、講師が会場に到着し、控え室にご案内したタイミングで挨拶を行うのがベストです。主催の担当者や社長、理事長がそのタイミングで挨拶できない場合、講演終了時あるいは事前に講師へ相談し、何時に挨拶に伺えばよいか了承を得ておきましょう。

お礼については、講演終了後そのまま会場を後にする講師が多いため、講師が会場から退場したタイミングでお礼をし、そのままエントランスや入口までアテンドするとスムーズです。会のプログラム上、終了後にお礼ができない場合は、あらかじめその旨を伝え、謝罪しておきましょう。

記念撮影・サインのタイミング

記念撮影・サインは、講師にもよりますが、やはり事前にお願いをしておくことが大事です。
当日お願いするよりも快く受けてもらえる傾向があります。

個人的な記念として撮影したものは、ソーシャルメディア／個人ブログ／コーポレートサイト／広報媒体などへの掲載は控えましょう。その必要がある場合は、許可と掲載前の原稿確認が必要となります。また個人の記念撮影でも、携帯での撮影は失礼にあたることがあるため、カメラを用意するのがおすすめです。

サインの枚数は常識の範囲内（10～15枚 ※講師よって異なる）に留め、事前に講師へ確認した上で色紙を控室に用意しておきましょう。講師によって、サインに使用するのがマジックであったり、毛筆であったりするため、サインをお願いする際に準備する物があるか確認しておく必要があります。色紙以外の物へのサインも要確認です。

基本的に録音はしない

講演は基本、その場の雰囲気も含めて楽しむものです。録音や録画をしないからこそ「ここだけの話」をしていただけます。もし、ひとりでも録音・録画をした事実が判明した場合、講師本人だけでなく自身が所属する団体（講演主催者）にも迷惑がかかる場合があります。また、講演内容は講師の著作物です。無断で講演内容の詳細をブログやＳＮＳに掲載するのは、マナーとしても控えた方がよいでしょう。

講演会後に行う講師へのお礼は、自分自身の感想や聴講者の感想を含めると喜ばれます。講師の性格や状況によってはメールでも問題ありませんが、やはり直接電話でお礼を伝える方がよいでしょう。メールでは具体的な感想を入れ、電話では簡単に感謝の気持ちを伝えるなど、両方でお礼を伝えられるとベストです。

お礼状 文例

〇〇様

先日はお世話になり、ありがとうございました。

色々とご不便をおかけしたことと存じますが、快くご対応いただき、本当にありがとうございました。

朝早からの研修（or 講演）にも関わらず、会場はいっぱいになり、弊社代表の△△も大変喜んでおりました。また、私もお話をゆっくり拝聴でき、とても勉強になりました。

今回は研修（or 講演）としてはお時間が短かったので、後日担当者を通じ、研修（or 講演）内容に関するご質問をさせていただくかもしれません。終了後にて大変恐縮なご相談ではございますが、ご質問が届きましたら、ご対応いただけますと有難く存じます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社ぺルソン　□□

いつ講演会の準備を開始したか

次回、講演開催までにどれくらい準備期間を設けるべきか参考になります。

講師依頼の代理店など、どの会社へ問い合わせしたか

複数社あれば、問い合わせをした会社全ての社名／連絡先／担当者名を控えておきましょう。またその際、なぜその会社へ依頼したかをメモに残しておくと、次の講演担当者が判断しやすくなります。

候補に挙がった講師の名前と決定理由

次回の講演会を企画する際の参考になります

候講演会の準備・運営でうまくいったこと／苦労したこと

うまくいったことは「スムーズな運営」のポイントになります。苦労したことは、早目に準備に取りかかるなど対策がとれます。さらに、発生した問題の解決方法を併せて書き留めておくと講演企画がスムーズに進行します。

聴講者の感想をヒアリング

講師を選定する際の大きな助けとなります。

編集後記 ～講演依頼.comで「講師選定＋α」のサービスを～

講演企画から講演後までのノウハウを網羅した「講演会How To」はいかがでしたか？このコンテンツを通して、これから講演会をご企画される団体様のお役に立てれば嬉しく思います。

講演依頼.comは20年を超える業界経験と実績により、お客様からの信頼を獲得してきました。これまでにご紹介した内容以外にも、講演会に関する様々なノウハウを蓄積していますので、ご依頼を頂いた団体様は「講師選定＋α」のサービスをご利用いただけます。講演会開催にお悩みのお客様はお気軽にご連絡ください。